Regolamento interno e di esecuzione dello statuto

dell'associazione Protezione Civile Montecchio Maggiore ODV

Approvato nell'assemblea del 5 aprile 2022

(rif. art. 2 dello Statuto)

Lo Statuto ed il presente Regolamento costituiscono la regola fondamentale di condotta e condivisione dell’associazione.
Tali regole sono state scritte per ampliare e specificare nel migliore dei modi gli articoli dello Statuto. Esse devono essere uno strumento che, condiviso e sottoscritto da tutti i Soci, permette di garantire la trasparenza e la democraticità previste dalla filosofia statutaria dell’associazione.
Il presente regolamento viene sottoscritto dal Presidente e dal segretario verbalizzante dell’assemblea dei Soci e allegato, come copia originale, al verbale della stessa.

SOMMARIO
SOMMARIO
CAPITOLO I - SOCI
Art. 1 REQUISITI
Art. 2 DOMANDA DI ISCRIZIONE
Art. 3 TIPOLOGIE DI SOCIO
Art. 4 ATTIVITA’ E RUOLO
Art. 5 NORME DI COMPORTAMENTO
Art. 6 RIMBORSO SPESE
Art. 7 PERDITA DELLA QUALIFICA DI SOCIO
CAPITOLO II – CONSIGLIO DIRETTIVO
Art. 1 ELEZIONI DEL CONSIGLIO DIRETTIVO E DEL PRESIDENTE
Art. 2 RIUNIONI DEL CONSIGLIO DIRETTIVO
Art. 3 PROVVEDIMENTI DISCIPLINARI
Art. 4 MODIFICHE AL REGOLAMENTO INTERNO

DISPOSIZIONI DI LEGGE

CAPITOLO I - SOCI
(rif. articoli 6, 7, 8 e 9 dello Statuto)
Art. 1 REQUISITI
Per poter essere/rimanere iscritto all’associazione è necessario possedere i seguenti requisiti:
- Aver compiuto il diciottesimo anno d’età;
- Essere in possesso di Cittadinanza Europea o regolare Permesso di Soggiorno in corso di validità o in fase di rinnovo con regolare ricevuta;
- Non essere stati condannati, con sentenza passata in giudizio, per uno dei reati comportanti la destituzione di diritto dal pubblico impiego;
- Di non avere riportato condanne penali per reati dolosi contro le persone o contro il patrimonio;
- Essere in godimento dei diritti civili e politici;
- Condividere le finalità statutarie e aver sottoscritto per accettazione il presente Regolamento;
- Aver versato la quota sociale annuale, stabilita con delibera del direttivo, entro il 28 febbraio.

Art. 2 DOMANDA DI ISCRIZIONE
L’aspirante nuovo Socio è tenuto a compilare il modulo di iscrizione, reperibile in Sede, dichiarando di accettare le vigenti norme dello Statuto, del Regolamento interno ed autorizzando il trattamento dei dati personali.
Il modulo d’iscrizione, debitamente compilato e firmato, deve essere recapitato personalmente o per posta presso la Segreteria dell’associazione.
Il Consiglio Direttivo ricevuta la richiesta delibera, alla prima riunione utile, sull’ammissione dei nuovi soci. Il Consiglio Direttivo comunica l’esito al socio tramite i recapiti forniti, anche per via e-mail. Seguirà l’inserimento nel Registro dei Soci una volta pervenuta la quota d’iscrizione.
In caso di mancata accettazione l’aspirante socio potrà richiedere nuovamente l’iscrizione soltanto quando non sussisteranno le cause che ne hanno determinato la mancata accettazione.
Il Socio può richiedere la variazione dei dati personali alla segreteria del Consiglio Direttivo che provvede ad aggiornare il Registro degli associati.
I dati anagrafici personali dei Soci sono da considerarsi riservati e saranno gestiti esclusivamente nel rispetto della normativa riguardante la privacy.

Art. 3 SOCI
Tutti i soci, in regola con il versamento della quota sociale, hanno i diritti e doveri richiamati nello Statuto Sociale e nel Regolamento Interno.
All’interno dell’Associazione si individuano soci:
- NON OPERATIVI
sono i Soci neoiscritti e coloro che partecipano alle attività sociali proposte dall’associazione, anche in maniera non continuativa;

- OPERATIVI: sono coloro che, oltre a partecipare alle attività sociali proposte dall’Associazione, garantiscono la loro disponibilità a operare come volontari nelle attività di Protezione Civile, partecipano costantemente ai corsi di formazione/aggiornamento necessari per ricoprire i propri ruoli all’interno dell’associazione, alle riunioni periodiche e contribuiscono attivamente alla realizzazione delle attività programmate ed assegnate in funzione delle esigenze operative.

I Soci che intendono diventare Soci Operativi devono effettuare un periodo di prova di 6 (sei) mesi (*), durante i quali è indispensabile partecipare a corsi di formazione e partecipare alle attività ed ai servizi svolti dall’Associazione.
Al termine di detto periodo, sarà facoltà del Consiglio Direttivo approvare o meno la qualifica di Socio Operativo. Seguirà comunicazione scritta dell’esito, tramite i recapiti forniti dal Socio.

Il Consiglio Direttivo ha la facoltà di sospendere o togliere la qualifica di Socio Operativo a coloro che non hanno più i requisiti necessari o che non partecipano con impegno alle attività operative e/o formative.

(*) Eccezioni potranno essere autorizzate di volta in volta dal Consiglio Direttivo.

Art. 4 ATTIVITA’ E RUOLO
Il Consiglio Direttivo, previo confronto con i referenti delle varie aree, si riserva la decisione insindacabile di assegnare i vari ruoli ai volontari, dopo aver valutato il percorso formativo di ognuno ed aver ricevuto parere positivo dall’interessato.
Le attività e i requisiti per ricoprire i ruoli assegnati sono riportati nei documenti del Sistema di Gestione Qualità; tali documenti sono redatti/modificati dal Consiglio Direttivo.

Attività di Protezione Civile
A seguito di richieste di attivazione pervenute dagli enti preposti saranno identificate ed attivate le squadre di intervento.
Le squadre saranno attivate dal Responsabile Operativo o dal Presidente o da Referenti delegati da questi ultimi. Le squadre saranno predisposte secondo la disponibilità dei singoli volontari, del profilo richiesto in base alla tipologia di intervento.
In base alla tipologia e durata dell’intervento sarà identificato un Capo Squadra od un Responsabile di riferimento. Le attivazioni saranno oggetto di comunicazione a tutti i Volontari.
I Volontari potranno essere attivati anche per esigenze di supporto all’attività dell’Associazione, ad
esempio per ritiro o consegna di materiali.

Art. 5 NORME DI COMPORTAMENTO
Partecipazione alla formazione
I Soci Operativi devono frequentare il Corso Base di Protezione Civile, ed i corsi di aggiornamento e formazione organizzati dall’Associazione stessa o da altri Enti.
Saranno programmate ore di Formazione e di Addestramento. La presenza sarà obbligatoria ed ogni singola assenza sarà valutata dal Consiglio Direttivo. Se il Consiglio Direttivo non giudicherà valida la motivazione comunicata, il Socio riceverà una lettera di ammonizione per scarso impegno associativo.

Comportamento
I Volontari dell’Associazione nell'espletamento del servizio devono mantenere un comportamento corretto e degno dell'Associazione cui appartengono. In particolare, devono:
- Svolgere l'attività di volontario con la massima serietà ed impegno;
- Attenersi scrupolosamente alle direttive ed alle disposizioni impartite dal Presidente o dalla persona da esso delegata o dai diretti responsabili delle aree riportate in organigramma, o in caso di intervento dal caposquadra;
- Tenere un comportamento educato, amichevole e solidale;
- Osservare rigorosa riservatezza su quanto udito, visto o fatto in servizio, specialmente con le persone estranee;
- Il rilascio di interviste, comunicati stampa o qualsiasi altra informazione ai media è consentita solamente al Presidente dell’Associazione, o suo delegato;
- Non fumare nei locali chiusi dell'associazione, bere alcolici o tenere comportamenti contra lege e sugli automezzi in dotazione all'associazione;
- I volontari sono tenuti a provvedere al mantenimento decoroso dei locali;
- Al termine di ogni servizio, la sede deve essere lasciata in ordine e pulita, è necessario riporre ogni cosa al proprio posto e verificare il rientro di tutte le apparecchiature ed attrezzature utilizzate durante i servizi esterni, segnalando immediatamente eventuali rotture o problematiche;
- Tutti i Volontari nell'ambito delle loro capacita- e possibilità devono partecipare alle attività della sede ed aiutare al mantenimento delle strutture e delle attrezzature a disposizione;
- Collaborare con gli altri soci durante le attività, dimostrando spirito associativo;
- È fatto obbligo ad ogni Socio aggiornarsi sulle attività ed i servizi dell'Associazione;
- Il Socio che volontariamente aderisce a qualunque iniziativa ha l'obbligo di parteciparvi;
- Ogni Socio deve utilizzare la sede e le aree annesse solo per gli scopi statutari.

Impiego automezzi
- In nessun caso è consentito l’impiego delle autovetture e degli automezzi per ragioni personali nè la concessione in uso a soggetti terzi;
- È vietato, altresì, agli utilizzatori di condurre a bordo dei veicoli persone estranee al servizio, salvo espressa autorizzazione del caposquadra il quale deve esplicitarlo durante la redazione del rapporto di intervento. Ulteriore eccezione è per le funzioni di rappresentanza e di personale appartenente a Forze dell’Ordine, Organi Istituzionali e/o personale addetto al soccorso;
- La durata della guida e delle pause è lasciata alla valutazione del caposquadra in base alle condizioni psicofisiche dell’autista e/o dalla natura dell'intervento da condurre.;
- L'utilizzo dei dispositivi supplementari di emergenza (lampeggianti e/o sirena) è vietato senza l'autorizzazione delle Autorità Competenti. Il caposquadra ne rende conto nella redazione del rapporto di intervento;
- Durante la guida gli autisti si conformano al rispetto delle norme del codice della strada e rispondono di eventuali contravvenzioni;
- All’interno di un equipaggio il volontario con patente superiore prende il ruolo di autista, fatto salve esigenze di formazione o deleghe specifiche;
- Le sanzioni per infrazioni al codice della strada sono a carico del conducente degli autoveicoli, se dovute a sua imprudenza, negligenza o imperizia.

Dotazioni personali e norme di utilizzo
L'utilizzo del vestiario, degli accessori o DPI che siano riconducibili alle attività dell'Associazione deve avvenire esclusivamente per finalità istituzionali. È fatto divieto assoluto utilizzare la divisa dell’Associazione, al di fuori delle attività dell’Associazione stessa.
L'abbigliamento per il Volontario che ha superato il periodo di prova e che è operativo, viene fornito dall'Associazione a seguito di delibera del Consiglio Direttivo, in base alle disponibilità di magazzino e bilancio e in relazione ai ruoli ricoperti.
Le dotazioni personali vengono sostituite solo con la restituzione di quelle usurate o per cause di comprovato servizio.

Art. 6 RIMBORSO SPESE
Le possibili spese possono dividersi in:
- Spese sostenute per attività di Protezione Civile con attivazione;
Al caposquadra, prima della partenza, viene fornita una somma in denaro contante ed eventualmente se ritenuto opportuno la carta di credito/bancomat intestato all'associazione. Tali valutazioni saranno fatte dal Presidente, il caposquadra firmerà un modello predisposto contenente la cifra consegnata e l'eventuale indicazione della consegna della cc/bancomat.
Si ricorda che durante l'attività coperta da attivazione vi sono specifici limiti alla spesa che sono riportati nel documento rilasciato dalla regione del veneto di cui viene rilasciata copia al CS e che devono essere obbligatoriamente rispettati.
In queste occasioni è obbligatorio raccogliere documentazione di tutte le spese effettuate con il denaro dell'associazione, pena la richiesta da parte dell'associazione al rimborso da parte del CS delle spese non documentate,
Eventuali spese ulteriori, non eseguite con il denaro dell'associazione, saranno rimborsate previa compilazione dell'apposita documentazione fermo restando i limiti di cui sopra.

- Spese sostenute per attività non coperte da attivazione (viaggi di rappresentanza, varie ed eventuali);
Può essere fornito denaro direttamente dall'associazione oppure effettuato un rimborso al rientro dalla attività. Tale valutazione è fatta esclusivamente dal presidente sulla base della durata dell'impegno richiesto e delle possibili spese da sostenere.
Rimangono validi i limiti previsti dalle attivazioni della Regione del Veneto, di cui copia viene rilasciata all'interessato.
Spese al di fuori dei limiti devono essere preventivamente autorizzate dal Consiglio Direttivo previo presentazione preventivo di spesa/richiesta scritta da parte dell'interessato.
Mancando questa autorizzazione preventiva il Consiglio Direttivo ha facoltà di rigettare la richiesta di rimborso da parte del socio

- Spese di investimento;
Il Presidente, o suo delegato, è autorizzato ad effettuare spese fino a 200€ con massimale mensile di 1.000€.
Per spese superiori a 200€ l'investimento deve essere autorizzato preventivamente dal Consiglio Direttivo tramite presentazione di prospetto scritto e relazione, anche verbale, circa le motivazioni dell'investimento.
L'autorizzazione/diniego alla spesa viene contestualmente verbalizzata.
Con cadenza trimestrale il Direttivo procederà alla verifica della coerenza delle spese.

- Spese urgenti – ripristino;
In particolari contesti, del tutto residuali, viene concessa la possibilità al Presidente, previa autorizzazione per vie brevi, di effettuare spese di importi diversi di cui al comma precedente qualora vi siano fondate motivazioni oggettive di urgenza.
A titolo esemplificativo ma non esaustivo si intendono spese:
- per acquisto materiali/dpi per interventi in corso;
ripristino mezzi/attrezzature/beni mobili ed immobili a seguito di danneggiamenti o malfunzionamenti;

La spesa deve comunque essere autorizzata dal Consiglio Direttivo per le vie brevi, il quale procederà a ratificare la decisione nel primo verbale utile.

Per ciascuna tipologia di spesa, il referente di settore identificato in Organigramma sarà responsabile della gestione e rendicontazione dei fondi messi a disposizione.

Art. 7 PERDITA DELLA QUALIFICA DI SOCIO
Ad integrazione di quanto scritto nello Statuto si precisa che l’Associato che contravviene gravemente ai doveri stabiliti dallo Statuto o dal presente Regolamento può essere escluso dall’Associazione.
Il Socio escluso potrà comunque appellarsi all’Assemblea dei Soci nella prima riunione utile.
Le dimissioni del Socio sono presentate in forma scritta al Direttivo che provvederà ad aggiornare il libro soci.
Il Socio receduto o escluso:
- Se operativo ha l'obbligo di restituire tutto il materiale ricevuto in comodato d’uso, in particolar modo dovrà restituire tutto il materiale che lo rende identificabile con l'Associazione stessa (divise, distintivi e tesserini d'appartenenza).
- non ha diritto per nessun motivo alla restituzione delle quote associative versate.

CAPITOLO II – CONSIGLIO DIRETTIVO
(rif. Articolo 16 dello Statuto)
Art. 1 ELEZIONI DEL CONSIGLIO DIRETTIVO E DEL PRESIDENTE
Come citato nell’art. 7 dello Statuto ogni socio ha diritto di eleggere gli organi sociali e di essere eletto negli stessi.
La candidatura per l’elezione ad una carica sociale va comunicata per iscritto al Presidente, almeno 7 (sette) giorni prima delle elezioni. Qualora il numero dei candidati non sia sufficiente a comporre il Consiglio Direttivo verranno accettate anche le candidature presentate nel corso dell’Assemblea.
Per eleggere i membri del Consiglio Direttivo ogni Socio ha diritto ad esprimere al massimo 3 (tre) preferenze.
Sono eletti membri del Consiglio Direttivo i candidati che hanno ottenuto, nell’ordine, il maggior numero di voti; in caso di parità di voti, si procederà al ballottaggio.
Il Presidente, nominato all’interno del Consiglio Direttivo, ha il diritto di nominare contestualmente il Vicepresidente.
Le elezioni del Consiglio Direttivo vengono indette a seguito della scadenza del mandato o nel caso in cui il numero dei componenti risulta essere inferiore a 3 (tre).
Chi per qualsiasi motivo cessi di far parte del Consiglio Direttivo, prima della scadenza del proprio mandato, sarà sostituito da colui che nella precedente elezione ha ottenuto il maggior numero di voti tra i non eletti, il quale ne assume l’anzianità. In mancanza di un sostituto verranno indette nuove elezioni al fine di integrare i consiglieri dimissionari.
Nel caso di dimissioni del Presidente, il Consiglio Direttivo effettuerà una nuova votazione per la nomina del nuovo Presidente.

Art. 2 RIUNIONI DEL CONSIGLIO DIRETTIVO
Il Consiglio Direttivo si riunisce almeno una volta ogni mese, alle riunioni possono partecipare anche altre persone, appositamente invitate, ma le stesse non possono partecipare allo svolgimento delle votazioni.
Le riunioni del Consiglio Direttivo sono presiedute dal Presidente in carica coadiuvato nella redazione dei verbali da un segretario nominato di volta in volta. Qualora fosse assente il Presidente del Consiglio Direttivo, la riunione dovrà essere presieduta dal Vicepresidente.
Tutti i membri debbono partecipare alle riunioni del Consiglio e in caso di assenza devono giustificarsi con anticipo; nei casi di impedimento o di impossibilità a partecipare al Consiglio non è possibile delegare un altro Consigliere.
Nei casi di accumulo di più di tre assenze ingiustificate, anche non continuative, si è soggetti a diffida, da parte del Consiglio Direttivo. Il reiterarsi dell’infrazione attribuisce al Consiglio Direttivo la facoltà di procedere alla radiazione dall’incarico.
La validità della riunione si ha con la presenza di almeno la metà più uno dei Consiglieri, ivi incluso il Presidente (o il Vicepresidente).
I membri del Consiglio, consapevoli della serietà delle riunioni, sono tenuti a non divulgare notizie e fatti emersi. Questo divieto vale anche per tutte le persone eventualmente presenti.

Art. 3 PROVVEDIMENTI DISCIPLINARI
La competenza in caso di applicazione di sanzioni disciplinari a carico dei Soci spetta esclusivamente al Consiglio Direttivo.
Qualunque comportamento od atteggiamento dei Soci che non rispetti il regolamento dell'Associazione, dovrà essere segnalato al Consiglio Direttivo da chi lo avrà accertato.
Il Consiglio Direttivo farà le valutazioni del caso, convocando il Socio al fine di discutere dell’accaduto.
Per mancanze lievi sarà applicato il richiamo verbale, mentre per mancanze gravi sarà applicato il richiamo scritto.
Il mancato rispetto di uno o più articoli del presente regolamento e dello statuto possono essere sanzionati, in base alla gravità del fatto, con provvedimenti disciplinari che possono portare alla sospensione/espulsione del Socio.
Qualora il caso grave comportasse reati punibili dalla Legge sarà inoltrata immediata denuncia all'Autorità competente.

Art. 4 MODIFICHE AL REGOLAMENTO INTERNO
Il Consiglio Direttivo cura l’aggiornamento del regolamento, sentendo anche le proposte dei soci ed ogni modifica al regolamento dovrà essere approvata dall’Assemblea.

DISPOSIZIONI DI LEGGE
Per tutto quanto non contemplato nel presente regolamento interno e nello Statuto Associativo facente parte integrante e non previsto dalle delibere del Consiglio Direttivo, si fa riferimento alle Disposizioni di legge.

Montecchio Maggiore, 05/04/2022 Il Presidente Matteo Fridosio
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